Steht die Nebenkostenabrechnung noch aus, kann der Vermieter einen angemessenen Betrag einbehalten, wenn zu erwarten ist, dass der Mieter etwas nachzahlen muss (AG Hannover ZMR 2000, 680 oder AG Köln WM 88, 267). Den Restbetrag muss der Vermieter sofort auszahlen, wenn keine weiteren Forderungen bestehen (AG Kassel WM 84, 226). Ob eine Nachzahlung zu erwarten ist, ergibt sich aus den Abrechnungen der letzten Jahre. Ist das Mietverhältnis beendet und alles bezahlt, muss der Vermieter nicht nur die Mietkaution, sondern auch die  Zinsen auszahlen. Eine genaue Frist zur Rückgabe der Mietkaution schreibt das Gesetz nicht vor. Es heißt nur, dass der Vermieter das Geld so schnell wie möglich nach Beendigung des Mietverhältnis auszahlen soll. Ist jedoch schon ein neuer Mieter eingezogen, muss der Vermieter wissen, was er mit dem Vormieter noch abrechnen will. Er muss sofort nach Einzug des neuen Mieters die Kaution abrechnen. Stehen noch Nebenkostenabrechnungen aus, darf der Vermieter nicht die vollen drei Monatsmieten zurückbehalten, sondern nur einen entsprechenden Teil der Kaution bis zur Jahresabrechnung. Die übrige Kaution muss der Vermieter sofort an den Mieter auszahlen, wenn die Wohnung ordnungsgemäß übergeben worden ist. Zahlt der Vermieter die Kaution ohne Vorbehalt zurück, kann er später keine Ansprüche mehr wegen Mängel geltend machen.     Die Kaution oder Mietkaution ist wie die Mietbürgschaft eine Sicherheitsleistung zugunsten des Vermieters für den Fall, dass der Mieter seinen mietvertraglichen Verpflichtungen, insbesondere der Mietzahlung, nicht nachkommt. Sie darf nur verlangt werden, wenn sie vertraglich vereinbart ist. Der Anspruch des Mieters auf Rückzahlung der Kaution entsteht frühestens dann, wenn der Mieter die Wohnung dem Vermieter übergeben hat.  Ist eine vollständige Abrechnung nicht möglich, etwa weil eine Betriebskostenrechnung noch fehlt, ist der Vermieter grundsätzlich nicht berechtigt die ganze Kautionssumme zurückzuhalten, wenn mit großer Sicherheit zu erwarten ist, dass nur ein geringer Betrag zur Nachforderung anstehen könnte und die Kautionssumme diesen Betrag bei weitem übersteigt.
Ob zu erwarten ist, dass der Mieter nachzahlen muss, ergibt sich aus den Erfahrungen der Vergangenheit. Wenn der Mieter also in der Vergangenheit immer Nachzahlungen leisten musste. In dieser Höhe plus einen geringen Aufschlag, das ist dann der angemessene Betrag für die Einbehaltung.
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Mit diesem Musterschreiben teilt der Vermieter dem Mieter mit, dass er die Mietkaution vorläufig einbehalten wird. Und das so lange, bis Schäden repariert, fällige Schönheitsreparaturen durchgeführt sind oder eben weil die Nebenkostenabrechnung noch aussteht.
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