Wenn die Beschwerde beim Pflegeheim selbst bei wohlwollender Prüfung vollkommen unberechtigt ist, sollte der Beschwerdeführer über diese Einschätzung sachlich informiert werden. Bei vollständig unberechtigten Beschwerden kann aber auch auf Kulanzbasis entschieden werden. Pflegeheime leiden unter Personalmangel, daherliegen Missstände meist gar nicht bei den Pflegern selbst, sondern darin, dass diese nicht viel Zeit für jeden Bewohner haben. Wenn es sich um gravierende Dinge handelt, die zu körperlichen Verletzungen geführt haben (Wundliegen, keine Medikamentöse Versorgung,usw.) oder die Würde des Patienten verletzt wurde (im eigenen Urin oder Kot liegen müssen) dann kann sogar die Polizei und die Gewerbeaufsicht eingeschaltet werden, wenn es sich um ein privates Heim handelt. Besprechen Sie Ihr Anliegen zunächst mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Pflegeheimes. Kleine Pflegefehler‘ beginnen zum Beispiel mit nicht dem Hauttyp entsprechenden Mitteln bei der Körperpflege, vitaminarme Kost oder ein fehlendes Aktivierungsprogramm bis hin zur Vereinsamung. Betroffene haben, nach einem erfolglosen Gespräch mit der Heimleitung, drei Adressen für ihre Beschwerden: 1. den Dachverband des Betreibers (z.B. Caritas, Diakonie), 2. die eigene Pflegekasse, die den Medizinischen Dienst beauftragen kann, 3. die Heimaufsicht.
Aufgabe der Beschwerdestelle ist es, Betroffene in einem Beschwerdefall gegenüber Institutionen oder anderen Professionellen zu beraten und zu unterstützen, um gemeinsam mit den Betroffenen und Beschwerdegegnern zu einer Klärung des Beschwerdefalls zu kommen. Ebenso soll die Beschwerdestelle, strukturelle Missstände aufzeigen und gegenüber Behandlern und Institutionen Verbesserungsvorschläge  machen und  deren Umsetzung hinterfragen. 
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