Telefoniert werden sollte möglichst nicht zu den
Ruhezeiten (11. 30 Uhr bis 15 Uhr und ab 20 Uhr
auch nicht mehr)
Immer Namen und Vornamen nennen.
„Guten Tag, haben Sie einen Moment Zeit?“
Sollte es zu Gesprächsunterbrechungen kommen,
immer dafür entschuldigen. Es ist nicht mehr
modern, beim Abschied immer einen guten Tag zu
wünschen. Man bedankt sich eher für das nette
Gespräch.
Wenn Sie in der Firma von außen angerufen
werden:
Melden Sie sich mit Firmennamen,
Abteilungsnamen und dem Vor- und Zunamen.
(Was kann ich für Sie tun?)
Was man nicht sagen sollte:
Der Chef ist in einer wichtigen Besprechung.
Besser: Er ist einer Besprechung. (Der Anrufer
könnte den Eindruck bekommen, dass er nicht
wichtig ist)
Um was geht es denn?
Eher: Was darf ich ausrichten?
Sie müssen einen Moment warten!
Eher: Wollen Sie einen Moment warten?
Geben Sie mir Ihre Telefonnummer!
Eher: Darf ich die Telefonnummer notieren?
Was ist Ihr Problem?
Eher: Wie kann ich Ihnen helfen?
Da muss ich Sie verbinden!
Besser: Ich verbinde Sie gerne weiter
Möchte man privat Personen anrufen, sollte man
vorher überlegen, was die günstigste Zeit ist.
Schlafen die Kinder schon? Wird in dieser Familie
Mittagsschlaf gehalten? Wird um 20 Uhr die
Tagesschau angeschaut? Man sollte also das
berücksichtigen, was man über diese Personen
und ihren Tagesablauf weiß.
Besuche, auch privat, sollten vorher immer
telefonisch angemeldet werden.
Überraschungsbesuche mögen die meisten Leute
nicht.
Anrufbeantworter:
Schlicht und einfach: „Das ist der Anschluss von
XXX. Sie können eine Nachricht hinterlassen.
Nennen Sie bitte Namen und Telefonnummer. Es
ist unnötig und auch nervend, den
Anrufbeantworter mit Kinderkram zu besprechen.
Der Anrufer muss schließlich zahlen.
Telefonate vom Auto aus sollten nur in dringenden
Fällen getätigt werden. Durch schlechten Empfang
und Unterbrechungen wirkt das störend und
unhöflich.
Gespräche führen.
Es gibt viele Leute, die können unbefangen mit
jedem und über alles reden. Aber es gibt auch
Leute, welche sich meistens selbst auch als
schüchtern bezeichnen und Angst haben,
Gespräche anzufangen.
Bei diesen Leuten liegt die Ursache meistens
schon in der Kindheit. Wenn Eltern ständig zu
ihren Kindern sagen: „Sei jetzt mal ruhig“ oder
„jetzt reden wir“!, dann bekommen Kinder schon
das Gefühl, dass das, was sie sagen wollen,
sowieso nicht wichtig und interessant ist. Und bei
manchen Kindern prägt sich das für immer ein!
Verwenden Sie folgende Redewendungen
gegenüber Erwachsenen nicht:
„ Das glaube ich nicht“ Das gibt es doch nicht“ Ist
nicht wahr“ und stellen Sie, wenn möglich, keine
Fragen, welche nur mit JA oder NEIN beantwortet
werden können.
Privat sollte man jemanden wochentags erst ab 9.
30 Uhr und nicht später als 21.30 Uhr anrufen.
Geschäftlich nicht nach 20 Uhr.
In Ausnahmefällen kann man aber auch außerhalb
der angegebenen Zeiten anrufen, wenn es sich um
einen Notfall handelt, wenn man dringend Hilfe
benötigt oder der andere etwas vom Anruf haben
würde.
Es kann sicherheitshalber auch immer gefragt
werden, ob der Anruf vielleicht ungelegen kommt.
Wer mit einem Kunden oder einem Kollegen im
Gespräch ist, sollte nicht ans Telefon gehen:
Anwesende sollten nicht vernachlässigt werden.
15.90,- nur 8.30,-
(auch mit dem
Smartphone nutzbar)