RECHT - GESETZE - SOZIALES
Berechnungsprogramme
Fast alle Firmen führen Personalakten.
Darin werden Stammdaten, Angaben über die
berufliche Entwicklung und Einschätzungen über die
Entwicklung der Fähigkeiten gesammelt. Kleinere
Firmen haben eher nur die Stammdaten der
Arbeitnehmer gespeichert.
Es dürfen aber nicht heimlich Personalakten angelegt
werden. Denn der Arbeitnehmer hat ein Recht seine
geführte Personalakte einzusehen.
Eine Personalakte enthält meistens:
- Stammdaten
- Beurteilungen
- Zeugnisse
- Lebenslauf
- Bewerbungsfragebogen
- Krankheitstage
- Urlaubstage
- auch Notizen über das Arbeitsverhalten
- Beförderungen
- Schulungen
- Pfändungen usw.
Der Arbeitgeber muss seine Mitarbeiter darüber
informieren, wann sie Einsicht in die Personalakte
nehmen können. Und auch in welcher Räumlichkeit
das möglich ist.
Es ist aber nicht erlaubt, die Akten ohne Wissen des
Arbeitgebers einzusehen oder gar herauszunehmen.
Ansonsten dürfen direkte Vorgesetze, der Firmenchef
und Geschäftsführer auch Einsicht in die
Personalakte nehmen. Arbeitskollegen dürfen die
Akten nicht einsehen.
Negative Daten müssen nach spätestens 5 Jahren
aus der Personalakte entfernt werden. Verlässt ein
Arbeitnehmer das Unternehmen, wird die Akte auch
noch eine zeitlang aufgehoben. Denn es muss damit
gerechnet werden, dass der Arbeitnehmer noch ein
Arbeitszeugnis anfordert.
Soll eine Abmahnung in die Personalakte aufgenommen werden,
muss der Arbeitnehmer vorher zum Vorfall angehört werden. Sonst
hat die Abmahnung keine Wirkung. Denn es muss das
Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers geachtet werden und dafür
ist es notwendig, dass auch er sich äußern darf.
Löschung einer Abmahnung
Abmahnungen müssen nach 2 bis 3 Jahren aus der Personalakte
entfernt werden, wenn Arbeitnehmer das fordern.
Personalakten müssen vertraulich behandelt werden. Außer der
Grundakte kann es noch Teilakten oder Nebenakten geben. Zum
Beispiel in der Lohnabrechnungsabteilung.
Jeder Beschäftigte hat das Recht auf Einsichtnahme in seine
vollständige Personalakte an dem Ort, wo sie hinterlegt ist.
Um die Akte einsehen zu können, muss ein Termin mit dem
zuständigen Sachbearbeiter vereinbart werden.
Besonders sensible Daten (z.B. über Krankheiten oder die
Persönlichkeit) müssen zudem außerhalb der formellen Akte oder in
einem Umschlag aufbewahrt werden.
Der Arbeitnehmer selbst darf jederzeit und ohne besonderen Anlass
sein Einsichtsrecht ausüben.
„Hatte ein Arbeitnehmer erhebliche Alkoholprobleme, die er aber mit
der Unterstützung des Arbeitgebers und durch die Teilnahme an
einer Therapie wieder in den Griff bekommen hat, dürfen diese
Fakten nicht offen in der Personalakte des Beschäftigten
aufgenommen werden. Sind die Unterlagen für jeden Mitarbeiter der
Personalabteilung einzusehen, besteht darin eine Verletzung des
Persönlichkeitsrechtes. Ein Schriftwechsel darüber muss in einem
geschlossenen, nur für den Abteilungsleiter zu öffnenden Brief
aufbewahrt werden. (Hessisches Landesarbeitsgericht)
Wenn Arbeitnehmer einen Rechtsanwalt zur Einsicht
hinzuziehen wollen, dann der Arbeitgeber das ablehnen, wenn
er anbietet Kopien zur Verfügung zu stellen und dem
Arbeitnehmer das aber nicht
Dem Arbeitnehmer selbst steht gemäß § 83 Abs. 1 S. 1 BetrVG ohne
Einschränkungen ein Einsichtsrecht in seine Personalakte zu.
Dem Betriebsrat selbst steht kein eigenständiges Einsichtsrecht zu.
Nur wenn ihn der Arbeitnehmer darum bittet, darf ein einzelnes
Mitglied des Betriebsrates gemäß § 83 Abs. 1 S. 2 BetrVG an der
Einsichtnahme des Arbeitnehmers teilnehmen.
“Arbeitsrecht speziell”
All- inklusive- Paket
bis