Personalakte, Recht auf Einsicht und Löschung eines Eintrages

Fast alle Firmen führen Personalakten. Darin werden Stammdaten, Angaben über die berufliche Entwicklung und Einschätzungen über die Entwicklung der Fähigkeiten gesammelt. Kleinere Firmen haben eher nur die Stammdaten der Arbeitnehmer gespeichert. Es dürfen aber nicht heimlich Personalakten angelegt werden. Denn der Arbeitnehmer hat ein Recht seine geführte Personalakte einzusehen.

Eine Personalakte enthält meistens:

- Stammdaten - Beurteilungen - Zeugnisse - Lebenslauf - Bewerbungsfragebogen - Krankheitstage - Urlaubstage - auch Notizen über das Arbeitsverhalten - Beförderungen - Schulungen - Pfändungen usw. Der Arbeitgeber muss seine Mitarbeiter darüber informieren, wann sie Einsicht in die Personalakte nehmen können. Und auch in welcher Räumlichkeit das möglich ist. Es ist aber nicht erlaubt, die Akten ohne Wissen des Arbeitgebers einzusehen oder herauszunehmen. Ansonsten dürfen direkte Vorgesetzte, der Firmenchef und Geschäftsführer auch Einsicht in die Personalakte nehmen. Arbeitskollegen dürfen die Akten nicht einsehen. Negative Daten müssen nach spätestens 5 Jahren aus der Personalakte entfernt werden. Verlässt ein Arbeitnehmer das Unternehmen, wird die Akte auch noch eine zeitlang aufgehoben. Denn es muss damit gerechnet werden, dass der Arbeitnehmer noch ein Arbeitszeugnis anfordert.

Soll eine Abmahnung in die Personalakte aufgenommen werden, muss der Arbeitnehmer vorher angehört werden. Sonst hat die Abmahnung keine Wirkung. Denn es muss das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers geachtet werden und dafür ist es notwendig, dass auch er sich äußern darf.

Löschung einer Abmahnung

Abmahnungen müssen nach 2 bis 3 Jahren aus der Personalakte entfernt werden, wenn Arbeitnehmer das fordern. Personalakten müssen vertraulich behandelt werden. Außer der Grundakte kann es noch Teilakten oder Nebenakten geben. Zum Beispiel in der Lohnabrechnungsabteilung. Jeder Beschäftigte hat das Recht auf Einsichtnahme in seine vollständige Personalakte an dem Ort, wo sie hinterlegt ist. Um die Akte einsehen zu können, muss ein Termin mit dem zuständigen Sachbearbeiter vereinbart werden. Besonders sensible Daten (z.B. über Krankheiten oder die Persönlichkeit) müssen zudem außerhalb der formellen Akte oder in einem Umschlag aufbewahrt werden. Der Arbeitnehmer selbst darf jederzeit und ohne besonderen Anlass sein Einsichtsrecht ausüben. „Hatte ein Arbeitnehmer erhebliche Alkoholprobleme, die er aber mit der Unterstützung des Arbeitgebers und durch die Teilnahme an einer Therapie wieder in den Griff bekommen hat, dürfen diese Fakten nicht in der Personalakte aufgenommen werden. Sind die Unterlagen für jeden Mitarbeiter der Personalabteilung einzusehen, besteht darin eine Verletzung des Persönlichkeitsrechtes. Ein Schriftwechsel darüber muss in einem geschlossenen, nur für den Abteilungsleiter zu öffnenden Brief aufbewahrt werden. (Hessisches Landesarbeitsgericht)

Wenn Arbeitnehmer einen Rechtsanwalt zur Einsicht hinzuziehen

wollen, kann der Arbeitgeber das ablehnen, wenn er anbietet Kopien

zur Verfügung zu stellen.

Dem Arbeitnehmer selbst steht gemäß § 83 Abs. 1 S. 1 BetrVG ohne Einschränkungen ein Einsichtsrecht in seine Personalakte zu. Dem Betriebsrat selbst steht kein eigenständiges Einsichtsrecht zu. Nur wenn ihn der Arbeitnehmer darum bittet, darf ein einzelnes Mitglied des Betriebsrates gemäß § 83 Abs. 1 S. 2 BetrVG an der Einsichtnahme des Arbeitnehmers teilnehmen.